Une heure de moniteur perdue ne revient jamais.
Le nerf du métier, c'est le planning : des moniteurs dont chaque heure doit être vendue, des élèves qui annulent au dernier moment, et un téléphone qui sonne sans interruption pour déplacer, confirmer, redemander.
Autour du planning gravitent toutes les autres tâches : les dossiers d'inscription où il manque toujours une pièce, la demande de NEPH qui attend un justificatif, les élèves inscrits au code qui ne se connectent plus et qu'on découvre perdus trois mois plus tard, les convocations d'examen à rappeler, les parents qui veulent savoir où en est leur enfant. Chaque tâche est petite ; leur somme occupe une personne à temps plein, quand elle ne déborde pas sur les moniteurs eux-mêmes. Permis B, conduite accompagnée, code en ligne : chaque formule a son suivi, et tout le monde attend une réponse immédiate. Automatiser ce secrétariat, c'est gagner du temps chaque jour et remplir les heures de conduite qui se perdaient.
Le planning se défend tout seul.
On automatise ce qui vide vos heures et remplit votre standard : rappels, annulations, relances et dossiers. Votre logiciel de planning reste en place, l'automatisation comble ce qu'il ne fait pas.
Vous gardez la main sur le ton, les horaires et les règles. On cale tout sur votre façon de travailler, et le système la suit.
- Rappel de leçon la veille à chaque élève, le premier remède aux oublis
- Créneau annulé : la place est proposée automatiquement aux élèves en attente compatibles, le premier qui accepte la prend
- Élève inactif au code depuis deux semaines : message de reprise avec ses statistiques et un objectif simple
- Dossier d'inscription complété pièce par pièce : chaque document manquant est demandé, vérifié et relancé jusqu'au dossier complet
- Convocations d'examen rappelées avec la liste de ce qu'il faut apporter, et copie aux parents pour les élèves mineurs
Une annulation à 8 h, recasée avant 9 h.
Prenons la plaie quotidienne : un élève annule sa leçon de 17 h un mardi matin. Sans système, l'heure est perdue ou le secrétariat y passe sa matinée.
À 8 h 04, l'annulation est enregistrée. Le système cherche les élèves compatibles : même boîte, moniteur déjà connu, secteur cohérent, et en attente d'un créneau. Les trois premiers reçoivent la proposition ; Lucas accepte à 8 h 27, les deux autres sont prévenus que la place est prise. Le planning du moniteur est à jour, le moniteur aussi, et l'heure de 17 h est vendue. Pendant ce temps, le même système fait le reste de sa journée : il rappelle leurs leçons du mercredi aux élèves, relance Emma qui n'a pas ouvert le code depuis quinze jours, réclame le justificatif de domicile qui manque au dossier de Tom pour sa demande de NEPH, et envoie aux candidats de samedi la convocation d'examen avec la checklist. Personne au secrétariat n'a passé un seul de ces appels.
Ce que les auto-écoles nous demandent.
Là où ça se connecte.
Pour une auto-école, le socle est le circuit de rendez-vous et rappels, complété par le tri des demandes entrantes et les relances de paiements pour les forfaits en plusieurs fois. Le reporting suit le remplissage des moniteurs semaine par semaine. Le tour complet est sur le hub des automatisations, et on en parle volontiers autour d'un café.
Pour mesurer l'enjeu, le calculateur d'économies chiffre en une minute ce que ces tâches représentent sur une année.
Vos moniteurs méritent des heures toujours vendues.
Racontez-nous votre planning, vos annulations et vos dossiers, autour d'un café. 45 minutes pour voir ce qui s'automatise, sans engagement, et un plan chiffré sous 72 heures.
Prendre un café